Таск-менеджер: что это и зачем он нужен

Автор: Юлия Пискова

30.06.2023

В новой статье APPOINTER будем обсуждать менеджер заданий. Что это, для чего и в чем преимущества инструмента? Поговорим о том, какие критерии учитывать, выбирая task менеджеры, и как с ними работать.

Содержание:

• Как эффективнее использовать рабочее время
• Что такое task manager и кому он точно нужен
• Преимущества использования инструмента
• Критерии выбора task-менеджера
• Интуитивная навигация
• Как отображаются задачи
• Наличие тайм-трекера
• Совместная работа с другими приложениями
• Оповещения
• Отчеты
• Абонентская плата
• Алгоритм работы с таск менеджером
• Преимущества task-manager от Appointer
• Заключение

 

Как эффективнее использовать рабочее время

Руководить работой штата в компании помогает менеджер задач или таск менеджер. Это удобный программный инструмент с массой преимуществ, который необходим для повышения эффективности труда и рационального распределения времени.

Согласно исследованиям 2018 года работники разных предприятий только 20% времени трудятся эффективно, а остальную часть рабочего дня заняты непродуктивными действиями. Повысить процент эффективности помогает менеджер задач. Статистика его внедрения следующая:

• менеджеры работают эффективнее на 41%;
• уход клиентов снижается на 10%;
• прибыль компании возрастает на 30%.

Все это происходит за счет того, что task manager направлен на оптимизацию деловых процессов компаний. Но чтобы инструмент работал как должно и приносил ожидаемые улучшения, его важно правильно выбрать и научиться с ним работать.

Что такое task manager и кому он точно нужен

Речь о программном обеспечении (или онлайн-приложении), глобальная задача которого – упростить сотрудникам проектную работу. В частности ПО ставит таски + отслеживает выполнение. В результате любой проект реализуется проще и быстрее. Также таск-менеджер – это вклад в имидж. Предприятие сотрудничает с партнерами и заказчиками. Чем меньше они попадают в истории, где компания сорвала дедлайны, тем выше доверие к исполнителю. Само предприятие выигрывает от этого финансово и может вкладывать растущую прибыль в развитие.

В течение последней декады лет менеджеры задач используются повсеместно. За этот период инструмент эволюционировал от кanban-доски планирования до ПО с разветвленным функционалом. В числе опций современных программ отправка уведомлений, составление отчетов, постановка задач, делегирование и отслеживание работ по ним, деление масштабных заданий на этапы и мн. другое. ПО предусматривает постоянную коммуникацию сотрудников между собой в удобной форме и хранит важные данные в одном месте.

Кому и когда стоит внедрять task manager? Когда проект небольшой, коммуницировать по нему в принципе можно в мессенджерах или Google-доках. Но даже так со временем можно запутаться и упустить важные моменты. Если же у компании большое количество задач и многочисленный штат, стоит сразу отложить мессенджеры и Google-доки в сторону и внедрить менеджер задач.

Преимущества использования инструмента

В списке плюсов таск менеджера:

• Вырастает эффективность планирования. ПО помогает удобнее распределять обязанности, учитывая загруженность работников и отделов. В любую минуту можно проверить, сколько отнимает каждый шаг задания, когда стоит перейти на следующий, куда внедрить внезапно возникшее подзадание. Данные о проектах собраны в одном месте, систематизированы и представлены в удобном формате – сложно запутаться и что-то упустить. Любое изменение планов сразу внедряется в контекст, а участники проекта информируются обо всем моментально.
• Все проекты менеджерятся централизованно. При использовании task менеджеров удобнее распределять задания между исполнителями, выставлять приоритетность, следить за своевременностью реализации и отслеживать общее продвижение проекта. Задания можно комментировать, добавлять к ним файлы, ставить пометки, просматривать отчетность.
• Коммуникация проходит успешнее. Общение между сотрудниками эффективнее как в одном отделе, так и между разными. Приложение показывает, когда исполнитель начал и когда закончил, сколько отнимают разные этапы по времени, кто за чем закреплен и пр. Легко внедрить в проект нового сотрудника, обменяться репликами, сделать замечание. Не упустить что-то из виду помогают уведомления.
• Загрузка людей контролируется. С одной стороны она становится более справедливой, поскольку можно отследить, чем занят каждый и избежать перекосов. С другой – легче оценить продуктивность каждого работника отдельно.
• Ресурс времени расходуется экономнее. За счет наличия специальных функций таск менеджер – это быстрее, проще и эффективнее, чем переписка в Google-табличке. Централизованность менеджмента и автоматизация экономят время.

Наконец, первоклассным рабочим инструментом менеджер тасков делает то, что он сводит к нулю воздействие на проект человеческого фактора: уведомление о задании не дает сотруднику о нем забыть, а напоминание о сроках помогает их не сорвать.

Критерии выбора task-менеджера

Основные функции у разных менеджеров задач +/- одинаковые. Но программы часто отличаются специфическими возможностями (напр., построение диаграмм, IT-инструменты и пр.), потому учитывайте свои цели при выборе. Далее мы приведем ряд универсальных параметров, важных при подборе таск-менеджера.

Интуитивная навигация

Другими словами – понятность использования. Идеально, если любой человек, который впервые имеет дело с менеджером заданий, может разобраться в нем за 5-10 минут. Если не выходит, опробуйте другие task менеджеры.

Важно, чтобы сотрудники быстро адаптировались к ПО и хотели его использовать, а не тратили время, чтобы раз за разом перечитывать инструкцию или пересматривать видео-презентацию. Если штат компании потестил приложение, разобрался с ним и остался доволен, такой менеджер тасков вам подходит.

Как отображаются задачи

Есть 2 момента:

• Задачи должны ставиться легко и доступно, + так, чтобы была возможность контролировать их без проблем. Это ключевая функция таск-менеджеров, с которой можно начать обзор разных вариантов приложений.
• Отражаться задачи могут по-разному – диаграммой Ганта (горизонтальные полоски), кanban-доской, в виде списка (календарь) и т. д. Выбирайте ПО с удобным для вас форматом отображения.

Наличие тайм-трекера

Учет времени – инструмент контроля, потому в программном обеспечении хорошо иметь time-трекер. Тогда руководитель сможет оценить эффективность каждого работника и понять, сколько отнимают разные задания по времени. Это оптимизирует и ускоряет выполнение тасков.

Совместная работа с другими приложениями

Вам наверняка понадобится периодически расширять функционал своего таск-менеджера. Это возможно за счет интеграции с разными приложениями, как то Google-диск и календарь, Zoom, Dropbox, мессенджер Slack. Потому перед покупкой менеджера задач, уточните, есть ли у него такая опция. Также уточняйте, бесплатные или платные такие интеграции.

Оповещения

Важна опция авто уведомлений о происходящем в рабочем пространстве. Иначе вы можете пропустить что-то важное. Лучше всего, когда сообщения приходят на email и в мессенджерах (даже в таких, что интегрируются с менеджером тасков).

Отчеты

Отчетность в task менеджере важна, чтобы, во-первых, оценивать прогресс разных проектов, а во-вторых, видеть эффективность сотрудников и отделов. Инструменты могут использоваться разные. Есть менеджеры задач, которые считают маржу и окупаемость инвестиций (ROI). Другие могут сделать прогноз загрузки по задачам. Формат выведения тоже учитывайте. Например, удобно, когда это дашборд – интерактивная доска, на которой собрана важная информация.

Абонентская плата

Платить за таск менеджер или нет? Бесплатное приложение подойдет маленькой команде с небольшим количеством проектов: базовые опции (отражение заданий + контроль выполнения) тут есть, но остальной функционал урезан. В остальном лучше выбирать платное ПО. Другой вопрос, что сначала стоит оценить функции, за которые предстоит платить.

Многие разработчики менеджеров задач предоставляют клиентам пробный период использования. Можно протестировать разные функции и сделать выбор. Часто также есть опция подключить доп. функционал за доплату. Хорошо, когда осуществляется и техподдержка – это удобно и помогает быстро адаптироваться к приложению.

***

Также при выборе таск менеджера проверяйте наличие у него мобильной версии, возможность хранить данные в облаке, многоуровневый доступ, функции резервного копирования, фильтры и т. д.

Алгоритм работы с таск менеджером

Менеджер задач – незаменимый помощник, если правильно и полноценно его задействовать. Даже из бесплатного приложения можно выжать максимум, зная, что делать.

Алгоритм использования всех task-менеджеров:

• шаг 1: написать перечень заданий для работников. Если проект большой, разбить на подпроекты;
• шаг 2: назначить ответственное лицо для каждого задания. Если вы настроили ПО правильно, оно само отправит уведомления исполнителям;
• шаг 3: определить приоритетность + установить конечные сроки выполнения. От этого зависит продуктивность исполнителей;
• шаг 4: контролировать работу над заданиями и соблюдение дедлайнов. Таск manager будет рассылать отчеты. Легко сразу увидеть тех, кто работает неэффективно, опаздывает и т. д.

Преимущества task-manager от Appointer

CRM-система APPOINTER, созданная для автоматизации бизнеса, включает менеджер тасков для компаний, занятых в сфере услуг. В частности ПО подойдет салонам красоты, клиникам, барбершопам, тату-салонам, грумингам, СТО, фитнес-центрам и т. д.

Функционал таск менеджера APPOINTER включает:

• постановщик задач для сотрудников;
• отдельный календарь с заданиями, где каждый работник видит свои;
• настройки максимального уточнения задачи: кто исполнитель, кто клиент, что нужно сделать, сроки, напоминания, метки и пр.;
• возможность выделять задания разными цветами для более удобной сортировки.

Разобраться с программой можно за несколько минут, она проста и понятна в обращении.

Использование CRM APPOINTER автоматизирует большинство рутинных операций, разгружает ваших сотрудников от лишней работы, помогает руководителю видеть полную картину работы предприятия. Софт интегрируется с IP-телефонией, не нуждается в загрузке или установке, работает с любой техники и браузера. Подключиться и протестировать программное обеспечение каждый наш клиент может бесплатно в течение 14 дней пробного периода.

Заключение

Таск менеджер – полезный и нужный сервис для любой компании. Это однозначно разумная инвестиция при условии, что приложение вам подходит по функционалу, стоимости и удобству. Если вы до сих пор не используете менеджер задач, не теряйте времени и протестируйте разные варианты такого ПО. Вкладывая небольшие деньги, вы получите инструмент для рационального распределения ресурсов труда и времени, повысите эффективность сотрудников в моменте, а в перспективе увеличите прибыльность предприятия.