Вхід в системуlogin

Таск-менеджер: що це і навіщо він потрібний

Автор: Юлія Піскова

30.06.2023

У новій статті APPOINTER обговорюватимемо менеджер завдань. Що це для чого і в чому переваги інструменту? Поговоримо про те, які критерії враховувати, обираючи менеджери task, і як з ними працювати.

Преимущества task-manager

Зміст:

 

Як ефективніше використовувати робочий час

Керувати роботою штату у компанії допомагає менеджер завдань чи таск менеджер. Це зручний програмний інструмент з масою переваг, який необхідний для підвищення ефективності праці та раціонального розподілу часу.

Згідно з дослідженнями 2018 року працівники різних підприємств лише 20% часу працюють ефективно, а решту робочого дня зайняті непродуктивними діями. Підвищити відсоток ефективності допомагає менеджер завдань. Статистика його застосування така:

  • менеджери працюють ефективніше на 41%;
  • відтік клієнтів знижується на 10%;
  • прибуток підприємства збільшується на 30%.

Все це відбувається за рахунок того, що task manager спрямований на оптимізацію ділових компаній. Але щоб інструмент працював як слід і приносив очікувані поліпшення, його важливо правильно вибрати та навчитися з ним працювати.

Що таке task manager і кому він точно потрібний

Йдеться про програмне забезпечення (або онлайн-додаток), глобальне завдання якого – спростити співробітникам проектну роботу. Зокрема, ПЗ ставить таски + відстежує виконання. В результаті будь-який проект реалізується простіше та швидше. Також таск-менеджер - це внесок в імідж. Підприємство співпрацює з партнерами та замовниками. Чим менше вони потрапляють в історії, де компанія зірвала дедлайни, тим вища довіра до виконавця. Саме підприємство виграє від цього фінансово і може вкладати зростаючий прибуток у розвиток.

Протягом останньої декади років менеджери завдань використовують повсюдно. За цей період інструмент еволюціонував від kanban-дошки планування до програмного забезпечення з розгалуженим функціоналом. У числі опцій сучасних програм відправлення повідомлень, складання звітів, постановка завдань, делегування та відстеження робіт по ним, поділ масштабних завдань на етапи та багато іншого. ПЗ передбачає постійну комунікацію співробітників між собою у зручній формі та зберігає важливі дані в одному місці.

Кому та коли варто впроваджувати task manager? Коли проект невеликий, комунікувати за ним, в принципі, можна в месенджерах або Google-доках. Але навіть так згодом можна заплутатися і прогаяти важливі моменти. Якщо ж у компанії велика кількість завдань та численний штат, варто відразу відкласти месенджери та Google-доски убік та впровадити менеджер завдань.

Переваги використання інструменту

Что такое task manager

У списку плюсів таск менеджера:

  • Зростає ефективність планування. ПЗ допомагає зручніше розподіляти обов'язки, враховуючи завантаженість працівників та відділів. У будь-яку хвилину можна перевірити, скільки забирає кожен крок завдання, коли варто перейти на наступний, куди впровадити підзавдання, що раптово виникло. Дані про проекти зібрані в одному місці, систематизовані та представлені у зручному форматі – складно заплутатися та щось упустити. Будь-яка зміна планів одразу впроваджується у контекст, а учасники проекту інформуються про все миттєво.
  • Усі проекти менеджеризуються централізовано. При використанні task менеджерів зручніше розподіляти завдання між виконавцями, виставляти пріоритетність, стежити за своєчасністю реалізації та відслідковувати загальне просування проекту. Завдання можна коментувати, додавати файли, ставити позначки, переглядати звітність.
  • Комунікація проходить успішніше. Спілкування між співробітниками ефективніше як у одному відділі,так і між різними. Додаток показує, коли виконавець почав і коли закінчив, скільки забирають різні етапи за часом, хто за чим закріплений та ін. Легко впровадити в проект нового співробітника, обмінятися репліками, зробити зауваження. Не пропустити щось на увазі допомагають повідомлення.
  • Завантаження людей контролюється. З одного боку вона стає справедливішою, оскільки можна відстежити, чим зайнятий кожен і уникнути перекосів. З іншого боку, легше оцінити продуктивність кожного працівника окремо.
  • Ресурс часу витрачається економніше. За рахунок наявності спеціальних функцій таск менеджер – це швидше, простіше та ефективніше, ніж листування у Google-табличці. Централізованість менеджменту та автоматизація економлять час.

Нарешті, першокласним робочим інструментом менеджер тасків робить те, що він зводить нанівець вплив на проект людського фактора: повідомлення про завдання не дає співробітникові про нього забути, а нагадування про терміни допомагає їх не зірвати.

Критерії вибору task-менеджера

Основні функції у різних менеджерів задач +/- однакові. Але програми часто відрізняються специфічними можливостями (напр., побудова діаграм, IT-інструменти та ін.), тому враховуйте свої цілі під час вибору. Далі ми наведемо низку універсальних параметрів, важливих при доборі таск-менеджера.

Інтуїтивна навігація

Інакше кажучи – зрозумілість використання. Ідеально, якщо будь-яка людина, яка вперше має справу з менеджером завдань, може розібратися в ній за 5-10 хвилин. Якщо не виходить, спробуйте інші task менеджери.

Важливо, щоб співробітники швидко адаптувалися до ПЗ і хотіли його використовувати, а не витрачали час, щоб щоразу перечитувати інструкцію або переглядати відео-презентацію. Якщо штат компанії потестив програму, розібрався з нею і залишився задоволений, такий менеджер тасків вам підходить.

Як відображаються завдання

Є 2 моменти:

  • 1.Завдання повинні ставитися легко і доступно + так, щоб була можливість контролювати їх без проблем. Це ключова функція таск-менеджерів, з якої можна розпочати огляд різних варіантів програм.
  • 2.Відображатися завдання можуть по-різному – діаграмою Ганта (горизонтальні смужки), кanban-дошкою, у вигляді списку (календар) і т.д. Вибирайте програмне забезпечення зі зручним для вас форматом відображення.
менеджер заданий

Наявність тайм-трекера

Облік часу – інструмент контролю, тому у програмному забезпеченні добре мати time-трекер. Тоді керівник зможе оцінити ефективність кожного працівника та зрозуміти, скільки забирають різні завдання за часом. Це оптимізує та прискорює виконання тасків.

Спільна робота з іншими додатками

Вам, напевно, знадобиться періодично розширювати функціонал свого таск-менеджера. Це можливо за рахунок інтеграції з різними додатками, як Google-диск і календар, Zoom, Dropbox, месенджер Slack. Тому перед покупкою менеджера завдань, уточніть, чи має він таку опцію. Також уточнюйте, чи безкоштовні або платні такі інтеграції.

Оповіщення

Важлива опція авто повідомлень про те, що відбувається в робочому просторі. Інакше ви можете пропустити щось важливе. Найкраще, коли повідомлення надходять на email і в месенджерах (навіть у таких, що інтегруються з менеджером тасків).

Звіти

Звітність у task менеджері важлива, щоб, по-перше, оцінювати прогрес різних проектів, а по-друге, бачити ефективність співробітників та відділів. Інструменти можуть використовувати різні. Є менеджери завдань, які рахують маржу та окупність інвестицій (ROI). Інші можуть зробити прогноз завантаження за завданням. Формат виведення також враховуйте. Наприклад, зручно, коли це дашборд – інтерактивна дошка, де зібрана важлива інформація.

Абонентська плата

Платити за таск менеджер чи ні? Безкоштовний додаток підійде маленькій команді з невеликою кількістю проектів: базові опції (відображення завдань + контроль виконання) тут є, але решта функціонала урізана. В іншому краще вибирати платне ПЗ. Інше питання, що спочатку варто оцінити функції, за які доведеться платити.

Багато розробників менеджерів завдань надають клієнтам пробний період використання. Можна протестувати різні функції та зробити вибір. Часто також є опція підключити дод. функціонал за доплату. Добре, коли здійснюється і техпідтримка – це зручно та допомагає швидко адаптуватися до програми.

***

Також при виборі таск менеджера перевіряйте наявність у нього мобільної версії, можливість зберігати дані у хмарі, багаторівневий доступ, функції резервного копіювання, фільтри тощо.

task менеджеры

Алгоритм роботи з менеджером

Менеджер завдань – незамінний помічник, якщо правильно та повноцінно його задіяти. Навіть із безкоштовної програми можна вичавити максимум, знаючи, що робити.

Алгоритм використання всіх task-менеджерів:

  • Крок 1: написати перелік завдань для працівників. Якщо проект великий, розбити на підпроекти;
  • крок 2: призначити відповідальну особу кожному за завдання. Якщо ви налаштували ПЗ правильно, воно саме надішле повідомлення виконавцям;
  • крок 3: визначити пріоритет + встановити кінцеві терміни виконання. Від цього залежить продуктивність виконавців;.
  • крок 4: контролювати роботу над завданнями та дотримання дедлайнів. Таск manager розсилатиме звіти. Легко відразу побачити тих, хто працює неефективно, спізнюється і т.д.

Переваги task-manager від Appointer

CRM-система APPOINTER, призначена для автоматизації бізнесу, включає менеджер тяган для компаній, зайнятих у сфері послуг. Зокрема, ПЗ підійде салонам краси, клінікам, барбершопам, тату-салонам, грумінгам, СТО, фітнес-центрам тощо.

Функціонал таск менеджера APPOINTER включає:

  • постановник завдань для працівників;
  • окремий календар із завданнями, де кожен працівник бачить свої;
  • налаштування максимального уточнення завдання: хто виконавець, хто клієнт, що потрібно зробити, терміни, нагадування, мітки тощо;
  • можливість виділяти завдання різними кольорами для зручнішого сортування.

Розібратися з програмою можна за кілька хвилин, вона проста і зрозуміла у користуванні.

Використання CRM APPOINTER автоматизує більшість рутинних операцій, розвантажує ваших співробітників від зайвої роботи, допомагає керівнику бачити повну картину роботи підприємства. Софт інтегрується з IP-телефонією, не потребує завантаження чи встановлення, працює з будь-якої техніки та браузера. Підключитися та протестувати програмне забезпечення кожен наш клієнт може безкоштовно протягом 14 днів пробного періоду.

эффективное использование рабочего времени

Висновок

Таск менеджер – корисний та потрібний сервіс для будь-якої компанії. Це однозначно розумна інвестиція за умови, що додаток вам підходить за функціоналом, вартістю та зручністю. Якщо ви досі не використовуєте менеджер завдань, не витрачайте часу та протестуйте різні варіанти такого програмного забезпечення. Вкладаючи невеликі гроші, ви отримаєте інструмент для раціонального розподілу ресурсів праці та часу, підвищите ефективність співробітників у моменті, а у перспективі збільшите прибутковість підприємства.

connect-buttonПідключитисяgearSmallgearBig
logo  
Telegram Viber