Автоматизація складського обліку: що це та як працює

Автор: Віталі Бродетскі

15.06.2023

Складська автоматизація – тема нової статті у блозі APPOINTER. Що це таке? Кому потрібно і коли? У чому переваги та які результати може принести бізнесу? Також ми обговоримо етапи процесу та розповімо, чим наша CRM система буде корисною для автоматизації вашого складу.

Зміст:

• Складська автоматизація – це інвестиція
• Як працює автоматизація складу
• Кому корисно провести автоматизацію
• Коли варто автоматизувати склад
• Плюси автоматизації складу
• Які етапи включає автоматизація складу
• Підготовчий етап
• Безпосередньо автоматизація
• Навчання та підтримка системи
• Результати автоматизації роботи складу
• Системи автоматизації складського обліку
• Чому CRM Appointer – найкраще рішення автоматизації складського обліку
• Висновок

 

Складська автоматизація – це інвестиція

Якого б розміру не був склад, йому потрібен порядок. Від цього залежить швидкість роботи із замовленнями, коректний облік товарно-матеріальних цінностей, загальна ефективність ділових процесів. Щоб порядок встановити та зберегти, в нього інвестують, точніше інвестують у програмне забезпечення складської автоматизації. Програма дає можливість відрегулювати бізнесові процеси так, щоб отримувати об'єктивну картинку реальності та ефективно керувати працівниками з мінімальними зусиллями. Автоматизація - це шлях виведення компанії на новий етап розвитку, спрощення роботи з номенклатурою, мінімум збитків та помилок за рахунок розумного контролю.

Як працює автоматизація складу/a>

Це бізнес-інструмент, за допомогою якого ви бачите свою справу цільною картинкою, зокрема знаєтеся на складських процесах і контролі залишків. Програма автоматизації дає можливість оптимізувати робочі процеси, розвантажити співробітників, підвищити їхню ефективність та точність виконання обов'язків.

Завдання, які вирішує складська автоматизація:

• Контролює переміщення цінностей. Співробітники швидше оформляють товари складу, фіксують реальні залишки, знають, де що лежить тощо.
• Менеджмент товарних залишків. Зводяться до нуля моменти пересортування, псування цінностей. Залишки чітко контролюються, своєчасно поповнюються.
• Робота персоналу. Товари швидше розвантажують та розподіляють по транспорту. Нормалізуються графіки вантажників, підвищується мобільність їхніх дій. На основі кількості залишків менеджери своєчасно замовляють товари, ведуть коректну звітність.
• Інвентаризація. Після автоматизації склад не потрібно закривати на час переобліку. Залишки підраховуються без зупинки роботи.
• Керування бізнесом. Логістика налагоджується. Скорочуються витрати та підвищуються доходи. Продаж краще прогнозується за рахунок планів. Загальна ефективність керування компанією підвищується.

Кому корисно провести автоматизацію

Необхідність автоматизації складу починається там, де кількість товарних позицій становить 100+ найменувань. Це може бути як великі, так й середні підприємства, а саме:

• 1.Гуртова торгівля. За наявності великого складу із широким асортиментом оптовикам автоматизація просто необхідна для порядку та контролю.
• 2.Онлайн-магазини. Вони часто мають склади. Чим краще компанія знає залишок товару, краще організує логістичні процеси, зберігання, поповнення, відправку замовлень, заодно мінімізуючи можливі простої у роботі.
• 3.Виробники. Великі гравці ринку, які займаються виробництвом, завжди мають великі склади. Їх може бути декілька, вони знаходяться не поруч. Тому розумно мати одну базу для управління цінностями.
• 4.Склади відповідального зберігання товарів. Складська автоматизація тут налаштовує логістику, відвантаження, покращує роботу штату, ефективно використовує простір, контролює цінності та ін.

Також до списку варто додати дистриб'юторів та центри логістики.

Коли варто автоматизувати склад

Чи сумніваєтеся, чи потрібна вам автоматизація обліку складу? Проаналізуйте наявність таких проблем:

• затримки обробки та комплектації замовлень;
• неефективне розміщення цінностей на території складу;
• товар часто списується через недотримання умов зберігання, закінчення терміну придатності;
• для інвентаризації доводиться зупиняти роботу підприємства, що приносить збиток;
• багато помилок через неуважність співробітників, штат складно ефективно контролювати;
• некоректний підрахунок залишків;
• простої, простроченість постачання.

Складська автоматизація допомагає позбавитися цих проблем повністю або мінімізувати їх. Вона дає можливість запровадити сучасні технології та отримувати своєчасну, достовірну інформацію для прийняття ділових рішень. Вкладення мінімальні порівняно з бонусами, які компанія отримає.

Плюси автоматизації складу

Впроваджуючи сучасну програму автоматизації, ви доручите їй контроль + управління складським обліком. ПЗ візьме на себе прийом поставок, їх розміщення на території складу, комплектацію + відвантаження замовлень, якісний контроль та інвентаризацію, перевірку пакування, складання/розбір комплектів, прийом поставок з виробництва, відбракування одиниць, складання каталогів, облік руху цінностей та контроль роботи співробітників. На автоматизованому складі оптимізується площа зберігання, працівники менше помиляються (а коли помиляються, вчасно виправляють помилки) та витрачають на операції менше часу, замовлення обробляються комплексно, швидко, точно.

Крім того, що автоматизація складу – це зручність для штату та власників компанії, це ще й зростання прибутку. Він обумовлюється:

• Скороченням витрат (прострочення, розкрадання, некоректні розрахунки), прискоренням робіт, оптимізацією логістики.
• Підвищенням доходів - можна додати більше позицій в асортимент, обробляти більше заявок, робити вигідні знижки клієнтам.

Які етапи включає автоматизація складу

Підготовчий етап

Починають із підготовки, щоб зрозуміти конкретні цілі організації та вибрати програму, що підходить для їх реалізації. На цьому етапі автоматизація складського обліку:

• аналізують ситуацію на підприємстві на момент часу;
• описують методику складських робіт, комунікаційні інструменти, як ведеться облік;
• створюють сценарій, архітектуру, логічний ланцюжок роботи користувача з програмою;
• стає зрозуміла ціна та терміни автоматизації.

В ідеалі на цьому етапі складської автоматизації становлять докладний план інтеграції ПЗ у роботу підприємства, вибирають програмний продукт та устаткування, призначають відповідальних за використання виконавців.

Безпосередньо автоматизація

Тут встановлюють програму, підключають устаткування, налаштовують, перевіряють справність. Дуже корисно на етапі безпосередньої автоматизації складу виявити можливі проблеми та складнощі, для чого організують тестування ПЗ з моделюванням реальних ситуацій. Також на цьому щаблі інтегрують програму автоматизації з іншим софтом, що використовується на підприємство.

Навчання та підтримка системи

Коли все налаштовано та справно працює, слід навчити співробітників компанії використовувати програмний продукт та технічні компоненти. На цьому етапі формується база даних та облікова система, налаштовуються облікові записи користувачів, між ними розподіляються функції. Після закінчення навчання співробітники повинні без проблем керувати інструментом.

Автор програмного забезпечення також контролює свій продукт шляхом техпідтримки та можливої (за потреби) доопрацювання.

Результати автоматизації роботи складу

Першими бонусами стануть прискорений пошук найменувань на складі, підвищення обізнаності співробітників, де/що/у якій кількості лежить. Продуктивність у штаті зросте через більш чіткі плани, завдання та сортування обов'язків. Згодом виявляться й інші плюси автоматизації:

• Компанія систематично контролює товарні залишки. Продукція не лежить, не псується, реалізується та поповнюється своєчасно. Зростає ефективність управління складом. Керівники на основі реальної картини справ можуть ухвалити рішення провести акцію, через що виграє і підприємство, і клієнти.
• Підвищується лояльність клієнтів через зниження кількості помилок (наприклад, відправлення не того товару) та підвищення швидкості роботи (обробка замовлень). Якість сервісу зростає.
• За рахунок розумного розподілу території складу підвищується його місткість, мінімізуються ризики пошкодити товари при неакуратному розвантаженні.
• Автоматизація складського обліку полегшує роботу з документами: кількість помилок знижується, документообіг стає простіше, рухається швидше – ручне оформлення відходить у минуле. Витрати на менеджмент персоналу знижуються.

Системи автоматизації складського обліку

Завдання автоматизувати склад вирішує комплекс компонентів: програмне забезпечення, сучасна техніка, оптимізація ділових процесів.

Технічний компонент включає оснащення у вигляді навантажувачів, штабелерів, конвеєрів, обладнання упаковки, ваг, механізованих полиць та ін. Також використовують штрихкод-сканери, термінали для збору інформації, комп'ютерну техніку та ін. .Обладнання вибирають і закуповують з урахуванням фінансових можливостей компанії та завдань, які потрібно вирішувати.

Програмні продукти зазвичай бувають двох видів – системи автоматизації складського обліку з можливістю адаптації та програми-універсали. У першому випадку товар створюється під підприємство, враховує його специфіку, повністю налаштовується під нього. Це оптимальний варіант для великих компаній із масштабним товарообігом. Універсальне програмне забезпечення – чудове рішення для більшості підприємств без надскладних ділових процесів. Така система легко і швидко налаштовується, не вимагає подальших доопрацювань, проста у користуванні, має посильну абонентську плату.

Чому CRM Appointer – найкраще рішення автоматизації складського обліку

Компанія APPOINTER пропонує універсальне програмне забезпечення для складу, яке ідеально підходить для малого та середнього бізнесу будь-якої спрямованості – від салону краси до СТО.

Безпосередньо на складі CRM Appointer:

• візьме на себе облік товарно-матеріальних цінностей;
• розподілить за послугами витратні матеріали;
• автоматично спише товари після оплати;
• поінформує про необхідність дозамовлення та ін.

ПО APPOINTER спрощує роботу власнику компанії, товарознавцю та складським співробітникам, розвантажує всіх від зайвих обов'язків, допомагає не допускати помилок. Т. ч. продуктивність праці зростає, і з нею – прибутковість організації.

Для автоматизації роботи складу за допомогою CRM Appointer знадобиться простий алгоритм: знайомство з нашим софтом > налаштування програми > навчання ваших співробітників > корекція в процесі використання.

Висновок

Отже, навіщо все-таки потрібна автоматизація роботи складу? Це обов'язковий етап для будь-якої компанії, яка розвивається та зростає. Своєчасна автоматизація допоможе не допустити помилок, дозволить працівникам швидше справлятися з обов'язками, спростить документообіг, оптимізує бізнес-процеси та використання ресурсів, дасть реальну картину того, що відбувається на підприємстві, і дозволить без надмірних зусиль контролювати ситуацію. А в довгостроковій перспективі це позитивно позначається на компанії з клієнтами, знижує можливі витрати і допомагає наростити прибуток.