Що таке KPI? Детально про ключові показники ефективності (КПЕ)

Автор: Юлія Піскова

15.09.2024

Сьогодні у блозі APPOINTER простими словами говоримо про KPI/Кі Пі Ай/КПЕ. Які види існують, навіщо служать? Як розрахувати кожний конкретний показник? Чому варто звернути увагу на KPI, як впровадити ці індекси? Також ми поділимося прикладами використання KPI на практиці.

Зміст:

• Для чого бізнесу KPI-метод
• Ключовий показник ефективності (KPI, кіпі ай, КПЕ)
• Переваги key performance indicators для розвитку компанії
• Ключові показники ефективності за видами
• Конкретика KPI: значення, методи підрахунку
• Як бізнесу інтегрувати систему KPI
• Інструкція на прикладі
• Рекомендації
• KPI – що це на прикладах
• Роль CRM у використанні KPI
• Висновок

 

Для чого бізнесу KPI-метод

Key Performance Indicators дозволяють зрозуміти напрямок руху компанії в процесі досягнення цілей + дають можливість змінити цей напрямок при необхідності. Значення цих величин вказують на слабкі/сильні моменти та сприяють покращенню виробничих процесів загалом та щодо кожного співробітника. КПЕ – це про ефективність та інші значущі для діяльності підприємства параметри. Про види, розрахунок та переваги KPI-індексів поговоримо далі.

Ключовий показник ефективності (KPI, кіпі ай, КПЕ)

КПЕ виявляють успішність процесів та результати завдань у кількісному вираженні. Це конкретні показники результативності, що виражаються відсотками чи числами. Такі індекси, взяті за той чи інший тимчасовий період, дають уявлення, чи досягло підприємство намічених цілей.

KPI – це інформативний захід вимірювання, що підходить різним діловим сферам, як продаж послуг/товарів, управління командою підприємства, маркетинг + просування, процеси виробництва, ін. актуальне завдання. Така конкретика допомагає приймати правильні рішення, коригувати напрямок розвитку, виставляти бізнес-пріоритети.

Переваги key performance indicators для розвитку компанії

Говорячи про переваги використання КПЕ, виділимо наступні:

• 1. Показники дають можливість адекватно оцінювати працю працівників, демонструючи, хто наскільки виконує робочі обов'язки.
• 2. Допомагають мотивувати та дисциплінувати штат, наочно показуючи бажаний компанією рівень результатів.
• 3. Підсвічують помилки персоналу > допомагають усунути.
• 4. Індекси ефективності корисні кожному співробітнику, оскільки допомагають йому відстежувати свою ефективність.
• 5. Це прогностичний інструмент обсягу виконання робіт, доходів, витрат, пошуку клієнтів та ін., оскільки все перераховане виражається числами.

Які недоліки ключових показників ефективності? Можуть виникати такі труднощі, як неправильна постановка та/або трактування рівнів KPI, відторгнення такої системи оцінки ефективності з боку співробітників, також все кипіай часто не вдається впровадити відразу. Проблеми вирішуються адекватною оцінкою реального стану справ та перспектив бізнесу, роз'яснювальною роботою до штату, поступовим впровадженням показників у роботу підприємства.

Ключові показники ефективності за видами

Показники класифікують по-різному. П'ять великих категорії включають КПЕ результативності (рівень результату по досягненні мети), витратності (у скільки обійшлося досягнення мети), ефективності (як один вид показників співвідноситься з іншим), продуктивності (ставлення фінансових вкладень до тимчасових) та функціональності (наскільки діловий процес відповідає заданим алгоритмам). Будь-який ключовий показник ефективності може бути операційним (показує ефективність процесу за короткий проміжок часу) або стратегічним (використовується для оцінки довгострокових цілей), + є фінансові і нефінансові показники.

Що поєднує всі перераховані кипіай:

• чіткість, конкретика, вимірність, кількісний вираз - якості, важливі для подальшого використання;
• прямий зв'язок із поставленими раніше завданнями;
• Показникам необхідна прив'язка до часу.

Конкретика KPI: значення, методи підрахунку

Які ж реальні індекси ефективності існують та як їх розрахувати?

Conversion Rate/CR показує, як загальна кількість клієнтів співвідноситься з тими, хто виконав конверсійну дію (підписка, покупка, реєстрація). Показник інформує про якість роботи інтернет-сайту, показує результат за методом, що використовується для збільшення трафіку. Формула: CR = (кількість дій/кількість відвідувань) * 100%.

Click-Through Rate/CTR демонструє, наскільки клікабельною є різна реклама (тексти, зображення тощо). Виражається у відсотках. Формула: CTR = (кліки/покази) * 100%.

Average Order Value/AOV - це КПЕ про співвідношення прибутку компанії до загального числа замовлених товарів/послуг, він же середній чек покупки. Допомагає порівнювати поточний період з минулими. Формула: AOV = доходи / кількість замовлень.

Cost Per Click/CPC допомагає проаналізувати ефективність контекстної, таргетованої та інших видів реклами, корисний для оцінки результативності платних рекламних майданчиків ззовні. Формула: CPC = інвестиції в рекламу / кількість кліків.

Return Of Investments/ROI – індикатор того, як окупаються вкладення. Це індекс KPI бізнесу, що використовується повсюдно. Формула: ROI = (доходи/вкладення у справу) * 100%.

Cost Per Order/CPO – скільки коштує компанії залучення кожного покупця. Формула: CPO = витрати/число покупок.

Bounce Rate/BR показує кількість клієнтів, які залишили сайт, подивившись одну сторінку. Якщо BR перевищує 40%, це сигнал удосконалювати зовнішній вигляд сайту, навігацію та ін. Формула: BR = (відмови / відвідування) * 100%.

Cost Per Lead/CPL визначає ціну користувача, що здійснив дію конверсії. Формула: CPL = маркетингові інвестиції/число користувачів.

Return Of Marketing Investment/ROMI – це кіпі ай, аналогічний ROI. Різниця в тому, що ROMI демонструє окупність інвестицій маркетингу загалом. Для розрахунку використовують витрати на банери, канцелярію, POS, рекламу. Формула: ROMI = (прибуток підприємства – вкладення маркетингу) / вкладення маркетингу * 100%.

LifeTime Value/LTV відображає прибуток, який приніс один клієнт за період співпраці бізнесу з ним. Дає зрозуміти, чи виправдані вкладення компанії в користувача (залучення, підтримка лояльності, повернення). Одна з формул: LTV = доходи певного періоду / загальна кількість користувачів за цей термін.

Як бізнесу інтегрувати систему KPI

Інструкція на прикладі

Розглянемо покроковий алгоритм впровадження показників у виробничий процес:

Крок 1: спочатку ви даєте точне формулювання процесу виробництва та його результату. Нехай процесом буде забезпечення виробництва технікою, а результатом – високоякісне обладнання, інтегроване в роботу.

Крок 2: складаєте список механізмів + ресурсів для обраного процесу. Початкові ресурси — це те, що потрібно для здійснення одного повного циклу (інвентаризація, документація, інформація). Механізми – те, що потрібно на багаторазове повторення процесу (техніка, співробітники).

Крок 3: визначаєте стартове управління – інструкції та стандарти проведення бізнес-процесу (методи, плани, правила та ін.).

Крок 4: на цьому етапі з урахуванням необхідного результату (Крок 1) складаєте список відповідних KPI. Це може бути, наприклад, кількість (1) та відсоток (2) своєчасно реалізованих заявок на матеріальні цінності, + число (3) цінностей високої якості, що надійшли до роботи.

Крок 5: на основі стартових ресурсів формуєте затратні КПЕ (4) (витрати на покупку ТМЦ). А з урахуванням зазначених механізмів виводьте КПЕ видатків (5) на персонал, техніку.

Крок 6: щоб відстежувати коректність виробничого процесу, окрім кипіай витрат на техніку та працівників, використовуються додатково функціональні індекси (6) – наприклад, кількість прострочень при здачі бюджетного проекту до ФінУправління за 12 місяців.

Крок 7: далі можна розрахувати продуктивність (7) за формулою – результат/час. Результат – кількість розглянутих заявок на міс., Час – дні місяця.

Крок 8: на цьому етапі ви визначаєте ефективність (8), використовуючи результативні та витратні КПЕ. Показником може бути вартість виконаної заявки на ТМЦ. Щоб її розрахувати, поділіть загальну кількість заявок, опрацьованих своєчасно, на витрати діяльності. За тим самим принципом розрахуйте ефективність управління та проектів підприємства.

Рекомендації

Щоб зробити все правильно, компанії потрібно:

• скласти список стратегічних завдань, цілей колективу та кожного співробітника;
• під кожну задачу та мету підібрати відповідний об'єктивний, вимірний, легкий для розуміння та розрахунку показник. Точність КПЕ важливіша за їх кількість;
• вибирати кі пи ай, які відповідають рівню розвитку бізнесу та його ринковому сегменту;
• скласти перелік точних стандартів кожного КПЕ під заданий період. Наприклад, «ми чекаємо на результат такий-то за кількість часу таке-то». Ці стандарти слід оновлювати у міру розвитку бізнесу;
• вибирати показники, в яких відображаються докладені зусилля.

Важливою є також поінформованість штату співробітників про показники.

KPI – що це на прикладах

Застосування методу індексів ефективності на практиці наочно продемонструють приклади.

КПЕ, як інструмент мотивації співробітників.

Використання показників дає керівництву ключ до мотивації персоналу: співробітники краще розуміють, як працювати, щоб отримати бонуси. Простий приклад, що таке KPI у зарплаті: керівник відділу постачання отримує премію за реалізацію планових показників і не отримує, якщо їх не досягнуто. У результаті співробітник зацікавлений працювати ефективніше.

КПЕ для складання планів та контролю їх реалізації.

Візьмемо відділ ТМЦ. Елементами плану можуть бути відсоток вчасно виконаних заявок на цінності (заплановано 99%) та відсоток матеріальних цінностей високої якості, запроваджених у виробництво (100%). Після завершення робіт фіксуються реальні значення за цими статтями. Якщо фактичні показники значно нижчі від планових, вживаються заходи – проаналізувати ситуацію, виявити проблеми, розробити методи вирішення.

Роль CRM у використанні KPI

Використання CRM-системи посилює метод KPI та стимулює розвиток підприємства. Щоб цього досягти, програму узгодять із цілями та завданнями бізнесу + визначають конкретні, релевантні компанії показники для відстеження.

Система CRM автоматично накопичує, структурує та зберігає інформацію в одному місці, щоб керівники бізнесу у будь-який момент використовували дані для прийняття рішень. Автоматизація мінімізує можливі помилки дозволяє відстежувати кипіай в поточному моменті, своєчасно реагуючи на незадовільні показники. Також дані статистики та аналітики, які надає програма, поглиблюють розуміння KPI, підсвічуючи те, що на них впливає, та допомагаючи покращити індекси.

Свою систему CRM пропонує APPOINTER. Хочете знати більше про її можливості та переваги? Звертайтесь до наших співробітників зі своїми питаннями.

Висновок

Отже, що таке KPI?

Показники ефективності бізнесу – чудовий інструмент, який працює у парі з якісною діловою аналітикою та продуманими методами корекції виявлених проблем. Щоб правильно його застосувати, компанії важливо поставити цілі та завдання на перспективу + вибрати відповідні КПЕ. Відстежуючи та порівнюючи ці індекси регулярно, підприємство отримає актуальну інформацію для бізнес-рішень та зможе підвищити ефективність своїх робочих процесів, проектів, штату. Підходящі кипіай для кожної компанії свої, тому важливо впроваджувати їх обдумано, а також своєчасно та правильно інформувати про них своїх співробітників.