Найкращі програмні РРО - Огляд сервісів

Автор: Аліна Осадча

31.03.2022

У чому переваги програмних РРО? Які найбільш надійні та функціональні онлайн-каси доступні українському підприємцю? Як встановити та зареєструвати програми? Сьогодні у блозі APPOINTER огляд чотирьох сучасних ПРРО для будь-якого бізнесу!

Зміст

• Переваги використання онлайн-кас
• 4 найкращих програмних РРО в Україні
• Огляд онлайн-кас Checkbox, Fondy, Cashalot, СОТА Каса
• Checkbox: можливості та переваги, встановлення
• Fondy: можливості та переваги, встановлення
• Cashalot: можливості та переваги, встановлення
• СОТА Каса: можливості та переваги, встановлення
• Порядок реєстрації програмних РРО
• Інтеграція CRM Appointer з онлайн-касою
• Висновок

 

Переваги використання онлайн-кас

Закон України зобов'язує підприємців задіяти у роботі РРО чи ПРРО. Він поширюється на платників податків груп 2, 3 та 4, які проводять розрахунки. Якщо для цієї мети ви обрали програмну альтернативу фізичному касовому апарату (ПРРО), то отримаєте ряд переваг:

• Реєстрація з меншою кількістю паперів (не потрібно укладати договір обслуговування).
• Немає необхідності вести бухгалтерську облікову книгу (КУРО) та зберігати контрольну стрічку.
• Використання софту на мобільних пристроях, касових апаратах чи стаціонарних комп'ютерах.
• Електронні чеки замість/разом із паперовими.
• Автоматичний Z-звіт наприкінці зміни та його передача у відповідні служби.
• Технічне обслуговування відпадає, ви вносите лише абонентську плату (що загалом дешевше).
• Термін служби ПРРО не обмежений.

Онлайн-каса може працювати без підключення до інтернету (168 год. в міс., 36 год. поспіль) або без електроенергії (на резервній батареї). Загалом використання ПЗ мінімізує кількість паперів та звільняє чимало часу.

4 найкращих програмних РРО в Україні

Сьогоднішні герої – онлайн-каси Fondy, Checkbox, СОТА Каса та Cashalot. Коротка довідка про кожну програму:

• Fondy– це економія коштів, відсутність необхідності в обслуговуванні, спрощене подання звітності та ін. переваги ПРРО. Легко підключається. Підходить ювелірним магазинам, аптекам та приватним клінікам, міні- та супермаркетам, реалізаторам товарів з акцизом, кур'єрам, ресторанному бізнесу, онлайн-магазинам, розважальній та обслуговуючій сферах;
• Checkboxстворювався для бізнесу будь-яких масштабів: ФОП груп 2, 3, 4, онлайн-магазини, середні та великі рітейлери. Зменшує витрати на реєстрацію розрахунків, спрощує контроль за ними. Функціонал Checkbox перевершує апаратні РРО. Абонплата є, але перший місяць користування безкоштовний. ПЗ для ресторанів, кафе, бьюті-салонів, готелів, фітнес-клубів, ломбардів, медичних та косметологічних клінік;
• СОТА Каса- Навчання + допомога з розрахунками будь-якому підприємцю, зручна оплата для клієнтів. Хмарний сервіс надає можливість обміну документами з державою та контрагентами. Не потрібно встановлювати програми: купуєте ліцензію, набираєте електронну адресу у браузері та авторизуєтеся. Покриває потреби малого та середнього бізнесу;
• Cashalot- Десктоп програмного РРО + онлайн-кабінет для обліку. Розрахований на сферу послуг, магазини у мережі, аптеки, роздрібну торгівлю, готелі, кафе, ресторани. Інтегрується з обліковими системами, працює як веб-сервіс. тех. підтримка доступна у будь-якому населеному пункті країни.

ОГЛЯД ОНЛАЙН-КАС CHECKBOX, FONDY, CASHALOT, СОТА КАСА

Checkbox: можливості та переваги, встановлення

Checkbox нічим не поступається апаратній касі - також збирає дані платіжних операцій, в один клік формує звіти (фіскальний та Z), надсилає інформацію до Податкової. Але поки апарат тільки роздруковує чеки, програмне забезпечення Checkbox їх роздруковує + розсилає на e-mail.

Серед можливостей та переваг софту:

• сучасний продукт із вже підтвердженою надійністю (бізнес-суб'єкти різного розміру по всій країні успішно застосовують Checkbox);
• будь-яка кількість кас управляється єдиним акаунтом. Бухгалтеру, який обслуговує кілька точок, це значно спрощує роботу;
• збір докладних даних статистики, обороту за період тощо (з можливістю проаналізувати, зробити висновки та використовувати їх у розвитку бізнесу);
• відправляє чеки ел. адреса покупця/у його месенджер. У чеках можуть бути додатково будь-які дані, реклама, логотипи та ін.;
• автоматично оновлюється;
• працює з будь-якого гаджета (портативного/стаціонарного), техніку для використання додатково докуповувати не потрібно, операційні витрати мінімальні;
• ПЗ без проблем інтегрується в ін. внутрішніми системами (CRM, системи автоматизації, модулі платежів CMS);
• простота використання + інтуїтивний інтерфейс;
• технічна підтримка щодня цілий рік;
• плата за користування – 149 грн. у міс.(Вноситься з другого місяця використання, перший – безкоштовно!).

Checkbox – це проста реєстрація та швидкий початок роботи:

• Реєструєтесь на порталі сервісу.
• У вас з'явиться власний кабінет, де потрібно зареєструвати бізнес, касира, касу.
• Якщо ви платник акцизу/ПДВ, встановіть ставки податків у однойменному меню.
• Вибираєте варіант підпису. Зайдіть в "Інструкції", встановіть програму "Checkbox Підписи" (для чеків). Або вибирайте розділ "Касири" та завантажуйте ключ ЕЦП (ел. цифровий підпис) на Checkbox-сервер. Завантажити можна лише ключ-друк юридичної особи (ФОП, ТОВ).

Далі додавайте товари/послуги та видавайте чеки вже за чверть години після реєстрації.

Fondy: можливості та переваги, встановлення

Онлайн-каса платіжного сервісу Fondy – це весь необхідний функціонал для будь-якого бізнесу, доступний безкоштовно.

Переваги та можливості:

• автоматична інтернет-фіскалізація до державної Податкової служби (ніяких підклеювань чеків або ручного заповнення звітів, звільняється багато часу на актуальні завдання);
• 24/7 робота у хмарі (немає перерв, збоїв, потреби в ручному перемиканні змін або зміні касирів);
• відправлення чеків на електронну адресу, до месенджера;
• фізичне обладнання докуповувати не потрібно, немає абонплати;
• використання Fondy зводить нанівець ризик помилки у звітності, отже – і ризик штрафу;
• не просто окремий продукт, а частина великої платформи обробки платежів. Без проблем використовується в 70 платіжних плагінах того ж розробника і інтегрується з ін. корисними додатками Fondy;
• процеси використання автоматизовані, якщо потрібна підказка, у сервісу відмінна тех. підтримка.

Щоб підключитись до Fondy:

• зареєструйте онлайн-касу в Податковій Службі за необхідною процедурою (фізично/віддалено);
• зареєструйте ЕЦП;
• створіть у сервісі обліковий запис (продавець Fondy)/відкрийте особистий кабінет;
• з меню "Налаштування Мерчанта" перейдіть в "Онлайн-Каса" та налаштуйте інтернет-касу;

Далі ПРРО активується самостійно.

Cashalot: можливості та переваги, встановлення

Як і всі програмні РРО, Cashalot моментально створює та реєструє фіскальні чеки у Податковій Службі. Плюси використання стандартні: мінімум паперової роботи та можливих помилок, спрощений бухгалтерський облік, можливість ефективніше збирати та обробляти статистику та аналітику.

Функціональні можливості ПЗ:

• організовує будь-яку кількість кас;
• інтегрується коїться з іншими обліковими системами;
• справляється із веденням необмеженої кількості послуг та товарів;
• проводить розрахунки за комбінованою платною формою;
• автоматично формує Z-звіти щодо закриття зміни та розсилає чеки на e-mail клієнтів;
• автоматично підраховує акцизи, ПДВ;
• імпортує до довідника «Номенклатура» картки послуг та продукції;
• в особистому кабінеті є управління ролями доступу, адміністрування кас, реєстрація госп. одиниць, касирів та кас;
• мобільний додаток Cashalot реєструє та друкує чеки, робить Z-, X-звіти та службові внесення/видачі, відкриває/закриває зміни, продає товари, послуги;
• автоматично оновлюється.

ПО Cashalot платне. Якщо ви – ФОП, за 1-2 каси абонплата складає 980 грн. на місяць, за 3-9 – 665 грн., за понад 10 кас – 440 гривень. Якщо ви – юридична особа, за 1-2 каси плата – 1970 грн., за 3-9 – 1430 грн., за 10+ – 1025 грн.

Щоб розпочати роботу:

• В особистому кабінеті створіть своє підприємство згідно з інструкцією.
• Завантажте пакет файлів для використання Cashalot, налаштуйте робоче місце касира.
• Зареєструйте перший чек.

Детальна інструкція з посиланнями додається.

СОТА каса: можливості та переваги, встановлення

Цей хмарний ПРРО створений для потреб малих і середніх суб'єктів бізнесу для реєстрації ел. чеків у Податковій службі. Його використовують 2000 підприємств. Працює з будь-якого гаджета та виконує стандартний набір фіскальних функцій: внести/вивести готівку, автоматично створити звіт Z, працювати в онлайн-режимі.

Др. функції та переваги СОТА щодо:

• приймає будь-які види оплат, оперативно реєструє чеки, надсилаючи їх на ел. пошту;
• автоматично розраховує податкові виплати;
• реєструє каси, касирів, господарські одиниці;
• працює з вагами та сканерами штрих-кодів;
• алгоритм роботи: прийняти оплату > зареєструвати чек > надіслати його клієнту;
• надає готовий список послуг, товарів;
• відкриття/закриття змін просте;
• хмарний сервіс використовується 24/7;
• дешевше, ніж придбання + обслуговування апаратної каси. Абонентська плата – 980 гривень на рік;
• можливість підключити 1-3 каси та проводити 1000 розрахунків на місяць.

Алгоритм початку роботи:

• Зареєструвати КЕП (кваліфікований ел. підпис) касиру, який використовуватиме ПРРО.
• Купити ліцензію (потрібне відкриття рахунку у компанії «Портфель»).
• Підприємець авторизується у додатку (за посиланням), вибирає вхід із використанням особистого ключа.
• Після завантаження інструкції по роботі потрібно зареєструвати організацію та каси (якщо це ще не зроблено).
• До "Номенклатури" додаються товари, послуги (або імпортуються з файлів .CSV, .DBF).
• Відкриється зміна меню «Всі Каси».
• У чек додаються товари за допомогою сканера/пошуку. Чек реєструється вибором способу оплати та фіскалізацією.
• Інкасація через кнопку "Нова транзакція", потім "Службова видача".
• Закривають зміну через кнопку Z-звіту.

Порядок реєстрації програмних РРО

Щоб легально використати програмний продукт, потрібно пройти процедуру реєстрації:

• Складаєте заяву реєстрації згідно з формою №1-ПРРО. У документі вказуєте інформацію про бізнес (ПІБ/найменування, ФОП/юр. особа), номер платника податків, інформація господарської одиниці, + програмні дані РРО (назва, номер локальний, мобільний/стаціонарний варіант, онлайн-магазин або каса самообслуговування).
• Заяву подаєте на сервер Податкової Служби за місцем вашого обліку як платника податків. Можна використовувати ел. кабінет, єдине вікно для звітності, ін програмні засоби, які підходять.
• Сервер ДПС автоматично обробляє заяву та або зареєструє вашу онлайн-касу, або відмовить у цьому. Результат приходить до електронного кабінету або іншого засобу комунікації.
• Якщо реєстрація є успішною, вашому ПРРО присвоять фіскальний номер, під яким він відтепер записаний у Реєстрі. Номер дійсний, поки дійсна реєстрація.

Реєстрація забирає 1 робочий день. Якщо вам відмовить, у повідомленні про відмову вкажуть причину.

Інтеграція CRM Appointer з онлайн-касою

Система CRM APPOINTER, що автоматизує та спрощує ведення будь-якого бізнесу, легко інтегрується з онлайн-касою Checkbox. Які можливості це дає:

• просте підключення до Checkbox у хмарі, користувачі самі налаштують за кілька хвилин;
• фінансові транзакції до онлайн-каси відправляються автоматично, звідки посилаються на сервер ДПС;
• CRM Appointer формує фіскальні чеки та роздруковує на будь-якому папері (в т. ч. з використанням термопринтера);
• посилання на чеки можна надіслати клієнту в Телеграм, за SMS (за законом України відправляти чеки покупцям можна, минаючи роздруківку на папері).

Найближчим часом наша компанія реалізує інтеграцію з іншими сервісами онлайн-кас.

Висновок

Підсумуємо переваги вибору на користь ПРРО:

• Економія: навіть за використання платних продуктів це вигідніше, ніж купівля фізичної каси.
• Простіша процедура реєстрації, жодних сертифікацій та експертиз.
• Менше бюрократії, витрат часу, помилок.
• Можливість підібрати для бізнесу найзручніший програмний продукт.
• Можливість керувати фінансовими операціями навіть зі смартфона, перебуваючи будь-де.

Це сучасне рішення, яке дає масу перспектив для розвитку справи, яке займає мінімум фізичного місця!