Як вести облік у салоні краси, щоб прибуток зростав

Автор: Аліна Осадча

29.01.2021

Хочете, щоб ваш салон краси процвітав? А скільки часу ви приділяєте обліку і як його ведете? Сьогодні в блозі Appointer розберемо найпоширеніші помилки власників б’юті-салонів в питаннях обліку, і розповімо, як їх виправити і підняти прибутковість справи.

Зміст

• Чому реальна прибутковість бізнесу не відповідає очікуванням
• Ключові помилки власників салонів краси в питаннях обліку
• Як правильно вести облік в салоні краси
• Виявить і проаналізуйте помилки
• Товаришуйте з цифрами
• Витрати повинні бути ефективними
• Контролюйте використання робочих матеріалів
• Використовуйте різні рекламні канали
• Оцініть ефективність майстрів і адміністраторів
• Дізнайтеся думку клієнта
• Складіть маркетинговий план
• Підберіть і встановіть CRM-систему
• Вибір програми ведення обліку в салонах краси
• Що повинно бути в програмі для обліку
• Ефективне управління – шлях до збільшення прибутку

 

Чому реальна прибутковість бізнесу не відповідає очікуванням

Бізнесмени вважають, що найскладніше – відкритися, а далі все легко і просто. Реальність інша. Оптимізму, інтуїції і креативності мало, щоб утримати на плаву навіть таку творчу справу, як б’юті-салон. Ведення обліку в салоні краси, грамотне планування і управління важливі більшою мірою. Вони допомагають не прогоріти в перший рік, розвивати справу і планомірно збільшувати доходи.

Навіть якщо ви на всі 100% творча особистість, не поспішайте сумно зітхати. Дійте послідовно, розбивайте складні завдання на прості і переконайтеся – вести облік в салоні простіше, ніж здається.

Ключові помилки власників салонів краси в питаннях обліку

Типові помилки ведення обліку в салоні краси помітні відразу. Розберемо основні:

• Облік клієнтів не ведеться / ведеться абияк. Успіх салону краси залежить від постійних відвідувачів. Це опора в «низький» сезон, страховка при непередбачених обставин, база для вдосконалення справи. Який % від загального числа клієнтів у вас доводиться на постійних? Скільки людей пішли від вас до конкурентів і чому? Чи ведеться робота по підвищенню лояльності? Без відповідей на ці питання ви втрачаєте основи для стабільності і процвітання.
• Немає якісного обліку витратних матеріалів. Ця похибка проливає світло на ситуацію, коли клієнтів багато, закупівля витратних матеріалів дорожчала, але прибуток не росте. Як вести облік косметики в салоні краси? Регулярно, щодня, по кожному майстру. Розподіліть витратні матеріали на групи: основні і додаткові, косметика і інструмент, т.п. Плануйте склад з урахуванням попереднього запису клієнтів і сезону, в якому працюєте (активний або «низький»). Своєчасно зв’язуйтеся з постачальниками для замовлення продукції, домовляйтеся про знижки і т.д.
• Ви не займаєтеся маркетингом салону. Ця помилка іноді проявляється не відразу. Тобто ви вдало вибрали місце, найняли хороших майстрів і зробили класний ремонт – справа пішла, люди потягнулися. Але потім все застопорилося і доводиться щось придумувати, щоб закликати аудиторію. Розробіть маркетингову стратегію заздалегідь: як просуватися в різні періоди року, які рекламні канали використовувати, коли запускати акції і т. Д. Пропрацювавши такий план, ви ефективніше розподіліть ресурси і мінімізуєте можливі збитки.
• Ви не використовуєте CRM-систему. Вести облік без неї можна, але це забирає більше часу, вимагає уваги, значною кількістю помилок. Коректно обрана система CRM візьме на себе розрахунки і управління, зробить все швидко і правильно. Важливо підібрати продукт саме для свого бізнесу, розібратися в зверненні і регулярно вносити цифри.
• Відсутнє планування бізнесу. Це стосується не тільки ведення обліку в салоні, але планування діяльності в цілому. Продумуйте кожен крок: навчання майстрів, замовлення витратних матеріалів, запуск акцій, діяльність в різні періоди тощо. Якщо планування лякає, розпишіть всі етапи, поділіть об’ємні на більш дрібні, і картинка стане зрозумілою.

Як правильно вести облік в салоні краси

Виявіть і проаналізуйте помилки

Наявність помилок – не показник вашої бездарності, як бізнесмена, це частина розвитку і набуття досвіду. Щоб змінити поточну ситуацію в кращу сторону, знайдіть недоліки і проведіть роботу над ними.

Можна діяти так:

• винесіть помилки в окремий список;
• розпишіть кожну ситуація за принципом «що є зараз?» і «що можна з цим зробити – прямо зараз і в майбутньому?»;
• дійте згідно з планом.

Товаришуйте з цифрами

Цифри – основа навіть творчого бізнесу. У звітах доведеться розібратися. Навіть якщо ваша сильна сторона – креативність, не сприймайте числа як ворогів.

Щоб правильно вести облік в своєму салоні краси, визначте показники:

• Розрахунок клієнтів: кількість первинних відвідувачів за певний період (місяць, три місяці, півроку), кількість постійних клієнтів,% тих, хто повернувся і не повернувся.
• Фінансовий оборот – кількість коштів для утримання салону і реалізації послуг.
• Прибуток – дохід мінус всі витрати.
• Окупність (рентабельність) – економічна ефективність салону краси. Наскільки раціонально ви використовуєте ресурси, окупається річ?
• Рух фінансових потоків. Ефективне управління фінансами йде через аналіз витрат, контроль витрат, оптимізацію витратних матеріалів.

Витрати повинні бути ефективними

Ви хочете отримувати прибуток або салон – просто хобі? Навіть якщо ви вибрали другий варіант, ведення обліку в салоні необхідно, щоб хобі могло існувати.

Прибуток неможливий без ефективних витрат. Приклад: ви вклалися в курси для майстра, чи варта гра свічок? Розбиваємо ситуацію на складові:

• 5% доходу – оплата курсів для співробітників;
• навчання пройшли 3 майстри;
• наступні 3 місяці ви відстежуєте середній чек за цими працівникам;
• виріс цей чек, за ким із майстрів і наскільки?
• аналізуєте інформацію і робите висновок, чи ефективно вклали кошти і чи варто продовжувати.

Площа буде потрібна від 50 кв. метрів. Критично оцініть висоту стель і рівність стін, вікна і здатність світла проникати в приміщення, сантехніку, комунікації, ремонт на момент знімання. Ці моменти формують орендну плату. Внесіть її в бізнес-план для розрахунку вартості відкриття барбершопа.

Контролюйте використання робочих матеріалів

Як вести облік косметики та ін. Матеріалів в салоні краси, щоб врахувати всі нюанси? Поради:

• Відзначайте, скільки матеріалів витрачається за фактом.
• Розраховуйте відношення салонного доходу з витратою косметики.
• При списанні матеріалів перевіряйте, чи відповідає звіт майстра фактичному стану справ.
• Розраховуйте прибутковість і витрати щомісяця, порівнюйте різні місяці.
• Попросіть у постачальників витратні норми за матеріалами, що замовляються .

CRM-система полегшує облік косметики. Наприклад, під час інвентаризації ПЗ допоможе зрозуміти, чи вписуються співробітники в норми витрати косметичних засобів.

Використовуйте різні рекламні канали

Не всі рекламні канали ефективні однаково. Куди розумніше інвестувати? Проаналізуйте рекламні шляху, які використовуєте. І при веденні обліку в салоні краси враховуйте витрати на просування.

Які рекламні канали ви використовуєте:

• просування через соцмережі,
• контекстна реклама,
• поліграфічна продукція – листівки, флаєри, візитки,
• реклама на білбордах та ін.?

Скільки грошей вкладаєте в кожний з каналів? Який ефект отримуєте?

Важливі моменти:

• Маркетингова стратегія реалізується поетапно.
• Плануйте бюджет реклами, як і інші статті витрат.
• На кожному етапі реалізації рекламної стратегії контролюйте вкладення і аналізуйте віддачу.

Не вкладайтеся в усі види реклами відразу. По черзі тестируйте різні напрямки і порівнюйте підходи.

Оцініть ефективність майстрів і адміністраторів

Об’єктивно оцінюйте співробітників. Якщо мова про майстра, його показники – це:

• кількість відвідувачів в день;
• продажі;
• розмір середнього чека;
• відгуки відвідувачів;
• виплачені премії.

Цей майстер може обслуговувати в день менше клієнтів, але по чеку приносити салону більше доходу. Премія дає співробітнику мотивацію працювати ефективніше. Але щоб не опинитися в збитку, зіставте для початку розмір премії з доходом салону.

Щоб вести облік в салоні краси, відстежуйте ефективність адміністраторів, які забезпечують зв’язок між вами, клієнтами, співробітниками і постачальниками.

Враховуйте показники:

• продажів;
• звітності по дзвінках;
• розрахунок постійних клієнтів певного періоду;
• запис клієнтів, наявність вікон;
• прибутковість салону.

Дізнайтеся думку клієнта

Клієнтський фідбек важливий також, як продуманий маркетинг і розпланований бюджет. Щоб вести звіт в салоні ефективно, аналізуйте:

• Коментарі відвідувачів на сторінках соцмереж.
• Відповіді, отримані з опитувальників.
• Відгуки, зібрані на сайті.

Відповідь клієнта формує репутацію, а вона обумовлює, чи виросте ваша клієнтська база і сам салон в майбутньому. Для аналізу потрібний правдивий зворотний зв’язок. Отримайте його, подружившись з відвідувачем.

Складіть маркетинговий план

Ця частина бізнес-плану – рушійна сила в розвитку вашого б’юті-бізнесу. Включіть в план маркетингу основні аспекти управління салоном краси:

• Збір інформації за цільовою аудиторією, щоб зрозуміти, який перелік послуг пропонувати клієнтові.
• Як клієнта залучити і – головне – утримати.
• Бюджет на кожну статтю маркетингового плану.
• Розклад рекламних акцій і заходів.
• Заходи, щоб зробити акції ефективними.

Підберіть і встановіть CRM-систему

Всі поради вище підводять до використання єдиного інструменту, який полегшить облік, планування, аналіз витрат і прибутковості салону. Якісна CRM:

• структурує і впорядковує бізнес;
• розпише алгоритм дій для співробітників в різних ситуаціях;
• підвищує ефективність управління;
• дає відповідь на питання, як вести облік в салоні краси швидше, простіше, з виключенням помилок;
• допоможе збільшувати прибуток.

Перераховані переваги надасть тільки правильно вибране ПЗ. Про це далі.

Вибір програми ведення обліку в салонах краси

Уточнимо, що CRM – це не зовсім про бухгалтерський облік. Подібне програмне забезпечення дає більш об’ємну інформацію. Воно використовується не бухгалтерами, а директорами підприємств б’юті-сфери (салони СПА, косметологічні центри, барбершопи та ін.). Впровадження CRM автоматизує управління і збільшує його ефективність. Бухгалтерський компонент – це вже бонус. Можна використовувати CRM паралельно з іншими програмами ведення обліку в салоні краси.

Як вибрати CRM:

• Максимальний функціонал: наявність опцій, які вам потрібні. Один з важливих моментів – звіти управління для автоматизації всіх процесів в салоні краси.
• Співвідношення вартості і функціональності. Чого варті ПЗ при їх можливостях? Чи входять у вартість функції обліку, аналізу та контролю фінансів, витратних матеріалів, послуг, відвідувачів і т.д.? Чи є додатковий функціонал, гарантійний сервіс? Наскільки просто встановити ПЗ?
• Зручність використання. Простий і зрозумілий інтерфейс.
• Чи розрахована CRM-система на мережу підприємств? Стане в нагоді в перспективі, якщо ви зберетеся відкривати нові салони.

Отримайте інформацію у співробітників компанії-виробника CRM і пошукайте відгуки тих, хто вже використовує таке ПЗ.

Що повинно бути в програмі для обліку

Щоб повноцінно вести облік в салоні краси, підбирайте CRM з інформативним функціоналом:

• облік відвідувачів (допоможе скласти портрет ЦА, дізнатися % постійних клієнтів і скільки людей прийшло за рекомендацією, виявити середню частоту візитів та ін.);
• бухгалтерський облік;
• звітність для власника бізнесу;
• аналіз продажів (допоможе контролювати витрату матеріалів, виявити популярні послуги, розмір середнього чека і т. д.);
• облік кадрів (картка працівника, заробітна плата, табель робочого часу);
• клієнтські розсилки по sms, email.

Корисно, коли CRM синхронізується з технікою власника салону незалежно від того, де він знаходиться. Це дозволить віддалено контролювати бізнес. Якщо у вас вже мережа салонів або ви плануєте розширюватися, стане в нагоді опція синхронізації даних по всіх підприємствах.

Ефективне управління – шлях до збільшення прибутку

Рішення вести облік в салоні краси в цілому і за допомогою CRM зокрема дає можливість ефективно управляти справою і збільшувати виручку.

CRM-система:

• виявляє реальні доходи і витрати;
• дає об’єктивну ситуацію станом справ;
• допомагає обробити будь-які дані швидко і ефективно.

Потенціал у такого ПЗ величезний. З його допомогою власники краще пізнають клієнтів, вчаться говорити з ними однією мовою, розробляють ефективні програми лояльності, виявляють успішні канали просування, знижують витрати, оптимізують робочі процеси і, як закономірний результат, підвищують заробіток.

Нарешті, якісний облік салону краси з CRM-системою дозволить перезавантажитися вже існуючого бізнесу. Тобто замість нового початку, фінансово і енергетично витратного, ви даєте вже існуючій справі другий шанс.