Як вибрати ефективний РРО/ПРРО для бізнесу.

Автор: Аліна Осадча

30.04.2022

Які критерії є важливими при виборі каси для підприємства? Які є види РРО? Що підійде вашому бізнесу – програмний реєстратор чи апаратна каса та чому? У блозі Appointer традиційно лише корисна інформація!

Зміст:

• Що впливає на вибір РРО/ПРРО для бізнесу
• Види РРО
• Порівняння касового апарату та фіскального реєстратора
• Типи програмних РРО
• Який РРО/ПРРО підійде вашому бізнесу
• Порівняння РРО та ПРРО
• Який вид каси комусь підходить
• Висновок

 

Що впливає на вибір РРО/ПРРО для бізнесу

Сучасний український підприємець може зупинити вибір на апаратному розрахунковому реєстраторі чи програмному варіанті.

У першому випадку касове обладнання на кнопках або маленький принтер. Техніка друкує фіскальні чеки, коштує в середньому 6-8000 ₴ (+ щомісячний платіж за технічне обслуговування – 300 ₴). Програмний касовий реєстратор встановлюється на будь-який гаджет (смартфон, комп'ютер, ноутбук, планшет) або має вигляд хмарного сервісу. ПЗ реєструє розрахунки та автоматично надсилає звіти на сервер ДПС. Витрати включають лише абонентську плату за користування, хоча є і безкоштовні послуги.

Перш ніж вибирати апаратну чи онлайн-касу, проаналізуйте загальні критерії вибору РРО:

• сфера діяльності, розмір бізнес-суб'єкта – малий, середній чи великий;
• які конкретні функції каси потрібні;
• оборот підприємства, середня кількість чеків на день;
• вартість техніки/програмного забезпечення;
• хто використовуватиме касу, за яких умов.

Українське законодавство не обмежує підприємців у питаннях такого вибору. Важливо, щоб касовий апарат входив до Державного Реєстру.

Види РРО

Основних видів техніки 2 – касовий апарат та фіскальний реєстратор.

Касовий апарат(Офіційні абревіатури ЕККС або ЕККА) – незалежний переносний гаджет, що включає дисплей, чековий принтер, фіскальний модуль, клавіатуру. Функції – реєстрація розрахунків, роздруківка чеків, відправка звітів до Податкової служби (ДПС).

Можливості, переваги:

• функціональний, самодостатній апарат;
• комп'ютер для використання не потрібний;
• автономна робота;
• товарна база зберігається у пам'яті каси, може вручну редагуватися;
• недорогий;
• компактний, довговічний;
• акумулятор може забезпечити до 18 годин роботи.

Реєстратор фіскальний(Абревіатура ЕККР) - за фактом маленький принтер, у якого є фіскальний модуль. Потрібне підключення до касового комп'ютера, а інформація про розрахунки фіксується касиром у програмі. Підключений до ПК такий принтер друкує чеки, зберігає дані на спеціальній стрічці контролю (КЛЕФ), звіти надсилає до ДПС.

Особливості, переваги:

• обслуговує більшу кількість клієнтів за короткий термін;
• для роботи потрібні керуючий пристрій (ПК, ноут) та спеціальна програма обліку, що інтегрується з фіскальним реєстратором;
• функції аналогічні касовому апарату;
• щоб запрограмувати/продати товар використовують зовнішній пристрій;
• легко змінює форму чека, додаючи додаткові дані – акцію, рекламу, знижку, розіграш;
• поєднується з терміналом банку, гнучко працює з безготівковими платежами;
• обслуговує широку товарну номенклатуру (від 20 тис. одиниць);
• пряма робота з програмою обліку продукції/послуг;
• простий збір аналітики продажу;
• використання керуючих команд у роботі.

Мінус фіскального реєстратора - не працює автономно, роздруківкою займається окрема техніка (планшет, ноутбук, комп'ютер, система POS).

Порівняння касового апарату та фіскального реєстратора

Порівняємо фіскальний реєстратор (ФР) та касовий апарат (КА), щоб краще зрозуміти різницю можливостей:

• Швидкість роботи. Вище у ФР. КА оформляє операцію + друкує чек довше.
• Обмін інформацією із програмами обліку. На ФР продаж та реєстрація операцій йдуть одночасно. КА спочатку фіксує операцію, потім потрібно імпортувати дані вручну.
• Кількість чеків на день. ФР розрахований на більшу кількість і швидше роздруківку, ніж КА.
• Рекламні здібності. У чеках, які друкує ФР, можна розміщувати рекламну інформацію, змінювати їх за потреби.
• Вартість. КА бюджетніша.
• Автономність. КА повністю автономен на відміну ФР.

Очевидно, що фіскальний реєстратор більше підходить для середніх та великих бізнесів, а касовий апарат розрахований на малих підприємців та тих, кому важлива мобільність.

Типи програмних РРО

ПРРО поділяються на 4 типи:

• стаціонарні - ПЗ встановлюють на певну одиницю господарювання, використовують за адресою реєстрації. Відповідний варіант для підприємців, які працюють на одній локації;
• переносні – реєстрація йде на певну одиницю (автомобіль, наприклад) із дозволом використовувати ПРРО по всій Україні. Прекрасна альтернатива для мобільних компаній (вулична їжа, доставка та ін.);
• для інтернет-торгівлі – установка на певну одиницю + робота із зареєстрованої адреси. Допускається залучення касира. Використовується компаніями, які замовляють товари через сайт;
• "каси самообслуговування" - установка на одиницю господарства + використання з адреси реєстрації. Це платіжний термінал, касира можна не залучати. Використовують бізнеси, клієнти яких через термінал сплачують замовлення (наприклад, точки fast-food).

За потреби бізнес може використовувати кілька типів ПРРО одночасно.

У списку кращих онлайн-кас, доступних українським підприємцям, додатки Fondy, Checkbox, Cashalot, СОТА коса та ін. Детальний огляд додатків, їх можливостей та вартості тут.

ЯКИЙ РРО/ПРРО ПІДІЙДЕ ВАШОМУ БІЗНЕСУ

Відповідь для кожного підприємця ґрунтується на тому, як підприємство збудувало бізнес-процеси. Якщо йдеться про роздрібну мережу, вона може комбінувати різні моделі продажів, а значить – різні види, типи реєстраторів.

Порівняння РРО та ПРРО

Порівняємо альтернативи за такими критеріями:

Друк чеків на папері. У апаратні реєстратори вбудовано термопринтер. Чеки друкуються за держ. зразком. Програмні реєстратори надсилають електронні чеки на месенджери/e-mail покупців, а також у sms-форматі. Щоб надрукувати чек на папері, принтер підключають додатково.

Залежність від мережі-інтернет. У РРО (КА/ФР) є т.зв. фіскальна пам'ять Такі каси працюють до 3-х діб без підключення до мережі. Протягом місяця оффлайн-режим можна використовувати скільки завгодно разів. ПРРО повністю залежить від мережі, оскільки фіскальної пам'яті немає. За законом режим поза мережею допускається з обмеженнями: до 36 год. безперервної роботи до 168 год. на місяць.

Обслуговування, технічна підтримка. Необхідно укласти договір обслуговування з Сервісним Центром апаратного РРО, щоб сервіс відповідав за функціонування техніки, надавав технічну підтримку, проводив профілактику. Для програмного РРО договір не потрібний, але відповідальність за роботу (+ вирішення можливих проблем) лягає на підприємство.

Як зберігається інформація. РРО зберігає контрольну стрічку в пам'яті, може показати її при суперечках під час перевірок. ПРРО автоматично надсилає інформацію до Податкової. Отримати копію даних можна, якщо програма має цю функцію.

Ціна. Обладнання РРО доведеться оновлювати раз на 7 років і щомісяця платити Сервісному центру за послуги. У разі використання програмної версії є щомісячна плата або оплата чекового пакета. Також є безкоштовні варіанти - державні або з невеликим набором можливостей. Використання ПРРО дешевше.

Закони та відповідальність. Моделі апаратних реєстраторів вносяться до Держ. Реєстр після перевірки надійності. Це гарант коректної роботи та мінімізація ризиків претензій від Податкової. Сервісні центри та виробники також дають гарантії, законом на них покладається відповідальність. Програмні РРО немає сертифікації держави. ПЗ має бути реалізовано на API Податкової Служби. Там ведеться і реєстр. Відповідальність за зберігання та передачу даних, роботу програми лягає на того, хто її використовує.

Який вид каси комусь підходить

Виходячи з можливостей та переваг кожного варіанта РРО/ПРРО, отримаємо загальні рекомендації вибору:

• фіскальний реєстратор підійде міні-і супермаркетам, ломбардам, аптекам, ресторанам, готелям та ін. – великий та середній бізнес;
• касовий апарат ідеальний для невеликих точок торгівлі (ларьки, магазинчики з обмеженим асортиментом) та невеликих закладів, для торгівлі на виїзді, кур'єрських служб – малий бізнес;
• програмні РРО підходять бізнес-суб'єктам будь-якого розміру та сфери діяльності: мережева торгівля, аптеки, туристичні агенції, бьюті-салони, клініки, СТО, парковки, таксі, готелі, ресторани, кафе, пошта, електронна комерція. Вибір програми з певним набором можливостей залежить від конкретного підприємства – його ділових процесів та вимог.

Висновок

Як прийняти правильне рішення при виборі РРО/ПРРО?

По-перше, добре розберіться в нюансах, потребах та можливостях власного бізнесу.

По-друге, вивчіть пропозицію ринку з апаратних та програмних РРО.

По-третє, проведіть попередню оцінку плюсів та мінусів вибору кожного з варіантів для вашого підприємства.

Дотримання цієї послідовності допоможе знайти правильний варіант!