Как вести учет в салоне красоты, чтобы прибыль росла

Автор: Алина Осадчая

27.01.2021

Хотите, чтобы ваш салон красоты процветал? А сколько времени вы уделяете учету и как его ведете? Сегодня в блоге Appointer разберем распространенные ошибки владельцев бьюти-салонов в вопросах учета, и расскажем, как их исправить и поднять прибыльность дела.

Содержание

• Почему реальная прибыльность бизнеса не соответствует ожиданиям
• Ключевые ошибки владельцев салонов красоты в вопросах учета
• Как правильно вести учет в салоне красоты
• Выявите и проанализируйте ошибки
• Дружите с цифрами
• Расходы должны быть эффективными
• Контролируйте использование рабочих материалов
• Используйте разные рекламные каналы
• Оцените эффективность мастеров и администраторов
• Узнайте мнение клиента
• Составьте маркетинговый план
• Подберите и установите CRM-систему
• Выбор программы ведения учета в салонах красоты
• Что должно быть в программе для учета
• Эффективное управление – путь к увеличению прибыли

 

Почему реальная прибыльность бизнеса не соответствует ожиданиям

Начинающие бизнесмены считают, что самое сложное – открыться, а дальше все легко и просто. Реальность иная. Оптимизма, интуиции и креативности мало, чтобы удержать на плаву даже такое творческое дело, как бьюти-салон. Ведение учета в салоне красоты, грамотное планирование и управление важны в большей степени. Они помогают не прогореть в первый год, развивать дело и планомерно увеличивать доходы.

Даже если вы на все 100% творческая личность, не спешите грустно вздыхать. Действуйте последовательно, разбивайте сложные задачи на простые и убедитесь – вести учет в салоне проще, чем кажется.

Ключевые ошибки владельцев салонов красоты в вопросах учета

Типичные ошибки ведения учета в салоне красоты заметны сразу. Разберем основные:

• Учет клиентов не ведется/ведется как попало. Успех салона красоты зависит от постоянных посетителей. Это опора в «низкий» сезон, страховка при непредвиденных обстоятельствах, база для совершенствования дела. Какой % от общего числа клиентов у вас приходится на постоянных? Сколько людей ушли от вас к конкурентам и почему? Ведется ли работа по повышению лояльности? Без ответов на эти вопросы вы лишаетесь основы для стабильности и процветания.
• Нет качественного учета расходников. Эта погрешность проливает свет на ситуацию, когда клиентов много, закупка расходных материалов не дорожала, но прибыль не растет. Как вести учет косметики в салоне красоты? Регулярно, ежедневно, по каждому мастеру. Распределите расходники на группы: основные и дополнительные, косметика и инструмент, т. п. Планируйте склад с учетом предварительной записи клиентов и сезона, в котором работаете (активный или «низкий»). Своевременно связывайтесь с поставщиками для заказа продукции, договаривайтесь о скидках и т. д.
• Вы не занимаетесь маркетингом салона. Эта ошибка иногда проявляется не сразу. Т. е. вы удачно выбрали место, наняли хороших мастеров и сделали классный ремонт – дело пошло, люди потянулись. Но затем все застопорилось и приходится что-то придумывать, чтобы зазывать аудиторию. Разработайте маркетинговую стратегию заранее: как продвигаться в разные периоды года, какие рекламные каналы использовать, когда запускать акции и т. д. Проработав такой план, вы эффективнее распределите ресурсы и минимизируете возможные убытки.
• Вы не используете CRM-систему. Вести учет без нее можно, но это отнимает больше времени, требует внимания, чревато ошибками. Корректно выбранная система CRM возьмет на себя расчеты и управление, сделает все быстро и правильно. Важно подобрать продукт именно для своего бизнеса, разобраться в обращении и регулярно вносить цифры.
• Отсутствует планирование бизнеса. Это касается не только ведения учета в салоне, но планирования деятельности в целом. Продумывайте каждый шаг: обучение мастеров, заказ расходников, запуск акций, деятельность в разные периоды и пр. Если планирование пугает, распишите все этапы, поделите объемные на более мелкие, и картинка станет понятной.

Как правильно вести учёт в салоне красоты

Выявите и проанализируйте ошибки

Наличие ошибок – не показатель вашей бездарности, как бизнесмена, это часть развития и приобретения опыта. Чтобы изменить текущую ситуацию в лучшую сторону, отследите недочеты и проведите работу над ними.

Можно действовать так:

• вынесите ошибки в отдельный список;
• распишите каждую ситуация по принципу «что есть сейчас?» и «что можно с этим сделать – прямо сейчас и в будущем?»;
• действуйте согласно плану.

Дружите с цифрами

Цифры – основа даже творческого бизнеса. В отчетах придется разобраться. Даже если ваша сильная сторона – креативность, не воспринимайте числа как врагов.

Чтобы правильно вести учет в своем салоне красоты, определите показатели:

• Расчет клиентов: количество первичных посетителей за определенный период (месяц, три месяца, полгода), количество постоянных клиентов, % тех, кто вернулся и не вернулся.
• Финансовый оборот – кол-во средств для содержания салона и реализации услуг.
• Прибыль – доход минус все расходы.
• Окупаемость (рентабельность) – экономическая эффективность салона красоты. Насколько рационально вы используете ресурсы, окупается ли дело?
• Движение финансовых потоков. Эффективное управление финансами идет через анализ расходов, контроль затрат, оптимизацию расходников.

Расходы должны быть эффективными

Вы хотите получать прибыть или салон – просто хобби? Даже если вы выбрали второй вариант, ведение учета в салоне необходимо, чтобы хобби могло существовать.

Прибыль невозможна без эффективных расходов. Пример: вы вложились в курсы для мастера, стоила ли игра свеч? Разбиваем ситуацию на составляющие:

• 5 % дохода – оплата курсов для сотрудников;
• обучение прошли 3 мастера;
• следующие 3 месяца вы отслеживаете средний чек по этим работникам;
• вырос ли этот чек, по кому из мастеров и насколько?
• анализируете информацию и делаете вывод, эффективно ли вложили средства и стоит ли продолжать.

Площадь потребуется от 50 кв. метров. Критически оцените высоту потолков и ровность стен, окна и проникающий в помещение свет, сантехнику, коммуникации, ремонт на момент съема. Эти моменты формируют арендную плату. Внесите ее в бизнес-план для расчета стоимости открытия барбершопа.

Контролируйте использование рабочих материалов

Как вести учет косметики и др. материалов в салоне красоты, чтобы учесть все нюансы? Советы:

• Отмечайте, сколько материалов расходуется по факту.
• Рассчитывайте отношение салонного дохода с расходом косметики.
• При списании материалов проверяйте, соответствует ли отчет мастера фактическому состоянию дел.
• Рассчитывайте доходность и расходы ежемесячно, сравнивайте разные месяцы.
• Попросите у поставщиков расходные нормы по заказываемым материалам.

CRM-система облегчает учет косметики. К примеру, во время инвентаризации ПО поможет понять, вписываются ли сотрудники в нормы расхода косметических средств.

Используйте разные рекламные каналы

Не все рекламные каналы эффективны одинаково. Куда разумнее инвестировать? Проанализируйте рекламные пути, которые используете. И при ведении учета в салоне красоты учитывайте траты на продвижение.

Какие рекламные каналы вы используете:

• продвижение через соцсети,
• контекстная реклама,
• полиграфическая продукция – листовки, флаеры, визитки,
• реклама на билбордах и пр.?

Сколько денег вкладываете в каждый из каналов? Какой эффект получаете?

Важные моменты:

• Маркетинговая стратегия реализуется поэтапно.
• Планируйте бюджет рекламы, как и остальные статьи расходов.
• На каждом этапе реализации рекламной стратегии контролируйте вложения и анализируйте отдачу.

Не вкладывайтесь во все виды рекламы сразу. По очереди тестируйте разные направления и сравнивайте подходы.

Оцените эффективность мастеров и администраторов

Объективно оценивайте сотрудников. Если речь о мастере, его показатели – это:

• кол-во посетителей в день;
• продажи;
• размер среднего чека;
• отзывы посетителей;
• выплаченные премии.

Мастер может обслуживать в день меньше клиентов, но по чеку приносить салону больше дохода. Премия дает сотруднику мотивацию трудиться эффективнее. Но чтобы не оказаться в убытке, сопоставьте для начала размер премии с доходом салона.

Чтобы вести учет в салоне красоты, отслеживайте эффективность администраторов, обеспечивающих связь между вами, клиентами, сотрудниками и поставщиками.

Учитывайте показатели:

• продаж;
• отчетности по звонкам;
• расчет постоянных клиентов определенного периода;
• запись клиентов, наличие окон;
• прибыльность салона.

Узнайте мнение клиента

Клиентский фидбэк важен также, как продуманный маркетинг и распланированный бюджет. Чтобы вести отчет в салоне эффективно, анализируйте:

• Комментарии посетителей на страницах соцсетей.
• Ответы, полученные из опросников.
• Отзывы, собранные на сайте.

Ответ клиента формирует репутацию, а она обуславливает, вырастет ли ваша клиентская база и сам салон в будущем. Для анализа нужна правдивая обратная связь. Получите ее, подружившись с посетителем.

Составьте маркетинговый план

Эта часть бизнес-плана – движущая сила в развитии вашего бьюти-бизнеса. Включите в план маркетинга основные аспекты управления салоном красоты:

• Сбор информации по целевой аудитории, чтобы понять, какой перечень услуг предлагать клиенту.
• Как клиента привлечь и – главное – удержать.
• Бюджет на каждую статью маркетингового плана.
• Расписание рекламных акций и мероприятий.
• Меры, чтобы сделать акции эффективными.

Подберите и установите CRM-систему

Все советы выше подводят к использованию единого инструмента, который облегчит учет, планирование, анализ затрат и прибыльности салона. Качественная CRM:

• структурирует и упорядочивает бизнес;
• распишет алгоритм действий для сотрудников в разных ситуациях;
• повышает эффективность управления;
• дает ответ на вопрос, как вести учет в салоне красоты быстрее, проще, с исключением ошибок;
• поможет увеличивать прибыль.

Перечисленные преимущества даст только правильно выбранное ПО. Об этом дальше.

Выбор программы ведения учета в салонах красоты

Уточним, что CRM – это не совсем про бухгалтерский учет. Подобное программное обеспечение дает более объемную информацию. Оно используется не бухгалтерами, а директорами предприятий бьюти-сферы (салоны СПА, косметологические центры, барбершопы и пр.). Внедрение CRM автоматизирует управление и увеличивает его эффективность. Бухгалтерский компонент – это уже бонус. Можно использовать CRM параллельно с другими программами ведения учета в салоне красоты.

Как выбрать CRM:

• Максимальный функционал: наличие опций, которые вам нужны. Один из важных моментов – отчеты управления для автоматизации всех процессов в салоне красоты.
• Соотношение стоимости и функциональности. Какова цена ПО при ее возможностях? Входят ли в стоимость функции учета, анализа и контроля финансов, расходных материалов, услуг, посетителей и т. д.? Есть ли дополнительный функционал, гарантийный сервис? Насколько просто установить ПО?
• Удобство использования. Простой и понятный интерфейс.
• Рассчитана ли CRM-система на сеть предприятий? Пригодится в перспективе, если вы соберетесь открывать новые салоны.

Получите информацию у сотрудников компании-производителя CRM и поищите отзывы тех, кто уже использует такое ПО.

Что должно быть в программе для учета

Чтобы полновесно вести учет в салоне красоты, подбирайте CRM с информативным функционалом:

• учет посетителей (поможет составить портрет ЦА, узнать % постоянных клиентов и сколько людей пришло по рекомендации, выявить среднюю частоту визитов и пр.);
• бухгалтерский учет;
• отчетность для владельца бизнеса;
• анализ продаж (поможет контролировать расход материалов, выявить популярные услуги, размер среднего чека и т. д.);
• учет кадров (карточка работника, заработная плата, табель рабочих часов);
• клиентские рассылки по sms, email.

Полезно, когда CRM синхронизируется с техникой владельца салона вне зависимости от того, где он находится. Это позволит удаленно контролировать бизнес. Если у вас уже сеть салонов или вы планируете расширяться, пригодится опция синхронизации данных по всем предприятиям.

Эффективное управление – путь к увеличению прибыли

Решение вести учет в салоне красоты в целом и с помощью CRM в частности дает возможность эффективно управлять делом и увеличивать выручку.

CRM-система:

• обнаруживает реальные доходы и расходы;
• дает объективную ситуацию по состоянию дел;
• помогает обработать любые данные быстро и эффективно.

Потенциал у такого ПО огромен. С его помощью владельцы лучше узнают клиентов, учатся говорить с ними на одном языке, разрабатывают эффективные программы лояльности, выявляют успешные каналы продвижения, снижают расходы, оптимизируют рабочие процессы и, как закономерный результат, повышают заработок.

Наконец, качественный учет салона красоты с CRM-системой позволит перезагрузиться уже существующему бизнесу. Т. е. вместо нового начала, финансово и энергетически затратного, вы даете уже существующему делу второй шанс.